Laat ik met de deur in huis vallen: waarschijnlijk doe je veel dingen die er weinig toe doen. Sterker nog, de kans is groot dat je tot nu toe het gevoel hebt dat alles erg belangrijk is. In veel gevallen betekent dit dat je hard werkt, maar niet altijd slim. In deze blog geef ik je graag concrete tips hoe je slimmer kan werken, niet harder.

De 80/20 regel en de 5/50 regel

Wanneer ik meer vertel over slimmer werken, verwijs ik graag naar de 80/20 regel. De regel stelt dat 80% van de omzet van een bedrijf uit de top 20% van een klantenbestand komt. Daarnaast bestaat de 5/50 regel. Deze regel stelt dat de top 5% van je klanten verantwoordelijk is voor 50% van je omzet.

Deze procentuele verhoudingen geven op een inzichtelijke manier weer hoe belangrijk het is om je op de belangrijke zaken, jouw inkomsten producerende activiteiten (IPA’s) te richten. Er gaat simpelweg te veel tijd zitten in taken die weinig tot niks opleveren. Zo zie ik klanten die dagenlang besteden aan de punten en komma’s op hun website. Vaak levert dit minder op dan de tijd die je eraan kwijt bent. Daarom is het tijd om je hier bewust van te worden en taken te schrappen.

Wil je weten welke taken je veel impact en inkomsten opleveren en welke to do’s je weinig impact en inkomsten opleveren? Stel jezelf deze concrete vragen om daarachter te komen:

• Welke bezigheden leveren je het beste resultaat op?
• Welke zaken zou je meer willen doen, omdat je weet dat het je leven ten goede komt?
• Met welke bezigheden maakt je de meeste impact en verdien je geld?
• Welke dingen helpen je het meeste vooruit?

Door je bewust te worden van bovenstaande vraagstukken, kun je sneller het kaf van het koren scheiden. 

Hoe krijg ik meer gedaan op een dag?

Voordat je weet of een taak een must is, is het goed om te weten wat je belangrijk vindt. Naast geld, kan dit ook vrije tijd of een betere gezondheid betekenen. 

Wanneer je dit helder hebt, is het belangrijk om zo productief mogelijk met de belangrijke taken aan de slag te gaan. Niks is namelijk zo vervelend als het ‘o-het-is-al-half-4 gevoel’. Met deze 4 tips zorg je ervoor dat je slimmer gaat werken, zodat je aan je taken toekomt en je meer rust op de werkvloer ervaart.

Durf knopen door te hakken

Sommige beslissingen slokken veel tijd en energie op. Ook – of misschien juist – wanneer je ze uitstelt, blijven ze op de achtergrond doorsudderen. Ik kan je uit ervaring vertellen dat het er vaak niet zo zeer over gaat of je links of rechts gaat, maar dat je een kant kiest. Door strategisch je koers te bepalen, blijft je bedrijf in beweging. Voelt de overweging cruciaal voor het bestaansrecht van je bedrijf? Vraag aan andere ondernemers of collega’s om feedback of deel de vraag met een Business Strateeg (je weet mijn inbox te vinden. ;-))

Zorg goed voor jezelf

Je kunt pas optimaal ondernemen als je privé ook voldoende aandacht aan jezelf besteedt. Investeer dus in gezonde voeding, genoeg lichaamsbeweging en voldoende nachtrust. Slaapgebrek zorgt er namelijk voor dat je minder productief bent. Zorg dat je voldoende slaapt en zorg ervoor dat je in stilte, met genoeg frisse lucht en in het donker kunt slapen.

Ontspan tussendoor

Veel ondernemers lunchen achter hun bureau of even snel in de auto omdat ze constant dat jagende gevoel hebben. Deze vorm van stress heeft een negatieve impact op ons concentratievermogen. Dat zorgt voor een lagere productiviteit én daarnaast maken we meer fouten. Een rustmoment kan de oplossing zijn. Loop daarom in je pauze eens naar de supermarkt voor een gezonde lunch of doe als het kan op je werkplek een paar ademhalingsoefeningen. Je zult zien dat je uiteindelijk juist tijd bespaart omdat je meer gedaan krijgt in kortere tijd.

Stel concrete doelen

Begin de dag met een concrete takenlijst. Welke taken wil je gedaan hebben? Overzicht zorgt ervoor dat je recht op je doel afgaat en minder ruimte hebt voor ruis op de lijn. 

Hoe kun je noodzakelijke taken sneller afhandelen?

Natuurlijk, sommige to do’s zijn er nu eenmaal. Toch zijn er meerdere manieren waarop je deze kunt tackelen, namelijk;

Automatiseer de taken

Een groot deel van mijn boekhouding en facturatie is geautomatiseerd via Snelstart. Je moet het één keer goed instellen, maar vervolgens scheelt het je een hoop werk. 

Spaar taken op

Door taken te bundelen, kom je niet constant in de verleiding om kleine to do’s op te pakken. Zo is mijn advies om alle e-mails maar één keer per dag te openen en te beantwoorden, je facturen eens per twee weken te betalen of als je dat prettig vindt, om je social media in één keer in te plannen via een planningtool als Buffer.

Besteed bepaalde taken uit

In de blog ‘Tijd besparen als ondernemer’ ging ik hier al dieper op in. Het kan namelijk veel tijd opleveren wanneer je taken die je niet leuk vindt of die je veel tijd kosten, durft uit te besteden. Uiteraard kost het je geld om iemand in te huren, maar in veel gevallen kun je die kostbare tijd gebruiken voor klussen waar jij knettergoed in bent. Strategisch slimmer werken aan die zaken die er toe doen. Zo verdien je de investering in de meeste gevallen volledig terug. Je wint er zeker tijd en energie terug. Die zijn beide kostbaar, dus ga er goed mee om.

Wees extra kritisch

Loop eens goed door je takenlijst heen en kijk of je to do’s kunt schrappen. Veel dingen die we doen zijn uit gewoonte, maar zijn ze echt nodig? Voegt het iets toe aan je bedrijf? 

Slimmer werken: hiermee ben ik zelf gestopt

Ook ik ben soms geneigd om onbelangrijke taken op te pakken. Daarom heb ik een lijstje van werkzaamheden of gewoontes die ik niet meer doe. Inmiddels is het een sport voor mij om productief te zijn en te kijken welke handelingen zorgen voor ruis op de lijn.  

Zo kan social media mijn volledige aandacht vragen. Wie The Social Dilemma heeft gekeken (aanrader!), snapt waarom. Duizenden knappe koppen denken namelijk dagelijks na hoe ze jou zo veel mogelijk kunnen binden aan social media. Daarom heb ik met mezelf afgesproken dat ik drie keer per dag op social media ‘mag’.

Daarnaast bedenk ik van tevoren waarom ik de app open. Zo voorkom ik doelloos scrollen en haal ik het optimale uit mijn social media-gebruik. Voor mij is het bijvoorbeeld belangrijk om in contact te treden met potentiele klanten. Ik bedenk van tevoren hoeveel tijd ik aan social media mag besteden en zet een timer. Het boek Online invloed, waar je leest hoe je gedragspsychologie toepast voor betere online resultaten is overigens ook een aanrader.