“Ik heb te weinig uren in een dag.” Het is een opmerking die ik vaak te horen krijg van mijn klanten. Ik snap waar het gevoel vandaan komt, maar ik denk dat dit in veel gevallen niet waar is. Ik merk in de praktijk dat een groot gedeelte van het probleem opgelost kan worden door productiever en efficiënter te werken. Met deze 7 praktische tips ga jij tijd besparen als ondernemer. Pas deze toe en je hebt vervolgens de aangename keuze: je gaat minder werken of je hebt meer tijd voor nieuwe projecten. The choice is yours! Tijd besparen als ondernemer en jouw tijd besteden aan die zaken die ertoe doen:
Tip 1: Krijg zicht op je energieverdeling
Veel ondernemers doen taken waar ze niet blij van worden. Zo vinden ze bijvoorbeeld dat ze de boekhouding zelf moeten kunnen en doen, terwijl ze het een verschrikkelijke taak vinden. In de praktijk stellen ondernemers de taak vaak uit, om het vervolgens met tegenzin op te pakken. Terwijl ze bezig zijn, voelt het als een blok aan het been. Het wordt daardoor een heuse energievreter! Als ondernemer is het de kunst om te ontdekken waar je knettergoed in bent en waar je energie van krijgt. Die taken moet je uiteraard zelf uitvoeren. Dat zorgt ervoor dat je energielevel hoog blijft. Alles wat energie kost stoot je af of besteed je uit.
Tip 2: Durf taken uit te besteden
Vind je een taak helemaal niks, maar moet het gebeuren? Durf het uit te besteden. In sommige gevallen blijkt dat je de tijd die je met uitbesteden bespaart, kunt investeren in een taak waar je wel knettergoed in bent en energie van krijgt. Dat levert in de meeste gevallen zelfs meer op dan het kost. En mochten de kosten voor het uitbesteden toch hoger zijn, dan heb je in ieder geval rust in je hoofd en meer tijd te besteden aan dingen die er echt toe doen en waar je energie van krijgt. En dat is onbetaalbaar…
En nu met alle ontwikkelingen op gebied van Artificial Intelligence en de nieuwe AI-tools die elke dag op de markt worden geïntroduceerd, is dit bij uitstek een hulpmiddel die jouw taken uit handen kan nemen. Ik gebruik meerdere AI-tools in mijn bedrijf, waardoor ik maandelijks veel tijd en kosten bespaar. Vanuit mijn carrière in het commerciële bedrijfsleven en in de data analytics heb ik al jarenlange ervaring op dit gebied. En juist die ervaring en mijn grote interesse in bedrijfsinnovatie, technologie en groei, is, biedt dit voor mij, maar ook mijn klanten grote kansen en groeimogelijkheden.
Lees hier meer over: Programma Unlimited Freedom
Tip 3: Maak dagelijks een top 3-prioriteitenlijstje
We herkennen het allemaal: je start je laptop op en alle nieuwe mailtjes krijgen je volledige aandacht. Alle nieuwe (korte) to-do’s zorgen ervoor dat je niet toekomt aan de taken die je in je hoofd had. Dat zorgt voor een onrustig gevoel. Veel ondernemers omschrijven het als: “ik ben enorm druk geweest, maar ik weet eigenlijk niet waarmee.” Daarom is het raadzaam om de dag te beginnen met een top 3-prioriteitenlijstje. Heb je het genoteerd? Zorg er vervolgens voor dat je niet gestoord kan worden door bijvoorbeeld je telefoon, e-mail of collega’s. Zo kun je productief en effectief je prioriteitenlijstje afwerken, no matter what.
Je zult merken dat het je een enorm voldaan gevoel geeft zodra je deze afrondt. En weet je wat? Vaak heb je aan het einde van de dag nog tijd over!
Tip 4: Evalueer week- en maandelijks
Structuur, structuur, structuur. Velen zijn er wars van, maar we gedijen er het beste op. Zorg dus dat je het jezelf aanleert om wekelijks en maandelijks te evalueren. Wat ging er goed en wat moet anders? Dit stelt jezelf in staat om doelen te stellen. En doelen zijn belangrijk om focus te behouden, uitstel te voorkomen, overzicht te houden van welke actie je op het juiste moment moet doen om je doelen te behalen en het zorgt er dus voor dat je met kleine stapjes vooruitgaat. Door evaluatie ontdek je ook waar je onnodig veel tijd aan besteedt. Dat inzicht stelt je in staat om veranderingen toe te passen waardoor je productiever wordt.
Lees ook mijn blog over Notion en andere AI-tools die je kan gebruiken om productiever te kunnen werken.
Tip 5: Stop met multitasken
Een social media-post plaatsen tijdens een Zoom-vergadering, een mailtje versturen terwijl je een voicemailbericht luistert of vergaderen tijdens de lunch. Multitasken lijkt lekker efficiënt, toch? Uit onderzoek blijkt dat niks minder waar is. Universiteitshoogleraar Paul A. Kirschner vertelt aan populairwetenschappelijk tijdschrift Quest dat je hersenen niet direct verdergaan als je teruggaat van het een naar het ander.
Vergelijk het met het lezen van een moeilijk boek. Als je weer opnieuw begint moet je soms een bladzijde terug. “Dat is je penalty omdat je probeert te multitasken”, vertelt Kirschner. Hij raadt aan: ‘probeer eerst de ene taak af te maken, en daarna verder te gaan met de volgende’. Tijd besparen door te stoppen met multitasken dus. Het put je namelijk uit en het levert weinig op!
Tip 6: Blok elke week een dag in je agenda
Blok elke week een dag in je agenda voor tijd voor jezelf. Me-time noemen we het tegenwoordig ook wel. Dit is het moment waarop je kunt opladen door bijvoorbeeld een sportsessie of een massage. Tijd voor jezelf kan ook zijn dat je ‘aan’ je bedrijf gaat werken, in plaats van voor je bedrijf. Het zorgt ervoor dat je kunt uitzoomen en je koers kunt bepalen. Welke stappen moet je zetten om groei te realiseren? Door overzicht te creëren, weet je beter wat je moet doen om je doelen te behalen. Hierdoor verlies je niet onnodig veel tijd aan onbelangrijke dingen.
Tip 7: Durf ‘nee’ zeggen
Het is simpel: je kunt tijd besparen door op de juiste momenten ‘nee’ te zeggen. Toch hebben veel mensen waaronder ondernemers daar moeite mee. Een goede oefening is om te beginnen met kleine stapjes. Zeg ‘nee’ tegen onbelangrijke taken die je normaal gesproken wel zou doen. Door te ervaren dat niemand boos of beledigd is, leer je dat je je grenzen kunt aangeven. Door ‘nee’ te zeggen voorkom je dat je structureel onnodig veel energie besteedt aan taken die jou of je bedrijf niet dienen. ‘Nee’ betekent dus vanaf nu ‘ja’ als het gaat om meer tijd.
Nog meer tijd besparen: Samen werken aan je productiviteit en focus?
Als Business Strateeg met ervaring in internationale corporate bedrijven help ik je graag aan een opMERKelijk Winstgevende business, op een gezonde en strategisch effectieve productieve manier. Wil je weten hoe dit voor jou mogelijk is? Vraag een strategiesessie aan om te onderzoeken wat voor jou mogelijk is. Met de juiste mentale- en fysieke energie ga je immers privé en zakelijk nog meer winnen.
English